Padėkite skaitytojui susisteminti savo mintis piramidės pavidalu
Rengiant dokumentą, daugelis reprezentuoja būsimą jo turinį, tačiau neturi konkretaus plano - ką pasakyti ir kaip jį suformuluoti. Jie tiesiog pradeda rašyti, tikėdamiesi, kad struktūra atsiras savaime. Rezultatas yra neteisingas pasakojimas, kurį skaitytojas turės suprasti.
Priežastis teikia pirmenybę tvarkai. Jis net tam tikra tvarka tvarko atsitiktinius duomenis.
Pavyzdys. Senovės graikai žvaigždžių spiečiuose matė gyvūnų figūras, o ne pašiepiamus taškus.
Skaitydamas žmogus automatiškai bando išdėstyti informaciją piramidės pavidalu, kurios pagrindas yra pateisinimai ir argumentai, patvirtinantys išvadas. Šia forma skaitytojui lengviau „suvirškinti“ informaciją.
Pavyzdys. „Vietos buvo šaltos. Aš beveik įsitraukiau į muštynes. Italija pralaimėjo. Tai buvo tikrai siaubingos futbolo varžybos. “ Tokia „istorija“ yra labai prastai struktūruota, nes pagrindinė idėja nurodoma tik pabaigoje.
Pagal piramidės struktūrą pirmiausia įvedamas apibendrinimas, o tada pateikiami argumentai. Aukščiau pateiktą istoriją lengviau suprasti, jei ją struktūriškai suprantate kitaip.
Pavyzdys. „Tai buvo tikrai siaubingos futbolo varžybos: šaltos vietos, aš beveik įsitraukiau į kovą, o Italija pralaimėjo“.
Sugrupuokite panašias idėjas ir išreikškite kiekvieną grupę vienu sakiniu
Konstruodami piramidę, naudokitės principu „iš apačios į viršų“: pirmiausia išvardykite visas tezes, sugrupuodami tas pačias išvadas. Tada išreikškite kiekvieną grupę vienu sakiniu. Kiekvienas toks apibendrinimas yra piramidės viršus.
Pakartokite procedūrą su likusiomis grupėmis. Dėl to pagrindinė viso dokumento idėja bus išreikšta vienu sakiniu. Jūsų piramidė yra paruošta.
Pavyzdys. Tezes „mūsų klientų bazė auga“, „kiekvienas klientas perka daugiau“ ir „mes padidinome savo kainas“ galima pasakyti vienu sakiniu: „mūsų pardavimai auga“. Tuomet galite apibendrinti šį apibendrinimą su kitais, pavyzdžiui, sakydami: „Sumažintos mūsų fiksuotos išlaidos“ ir „Kintamos išlaidos - sumažintos“ ir šią naują grupę apibūdinkite bendru sakiniu: „mūsų pajamos auga“.
Grupuoti ir apibendrinti yra paprasta, tačiau reikia laikytis pagrindinių taisyklių:
- Bet kokia mintis, išreikšta piramidėje, turėtų būti trumpas sugrupuotų tezių aprašymas. Niekada nenaudokite beprasmių apibendrinimų, tokių kaip „yra trys priežastys patekti į Austrijos rinką“. Tai yra papildomas raštingas, nes autorius nesivargino apibendrinti trijų skaitytojo priežasčių.
- Bet kurios grupės tezės turėtų būti logiškai panašios ir vienodo abstrakcijos lygio. Tai yra, grupė negali būti sudaryta iš „obuolių“, „vaisių“ ir „stalo“: obuolys ir lentelė logiškai nėra panašūs, o „vaisiai“ yra abstraktus terminas, nurodantis aukštesnį piramidės lygį.
Loginis pagrindas: darykite išvadas iš duomenų grandinės naudodami dedukciją
Bet koks apibendrinimas piramidėje turėtų kelti skaitytojo klausimą, į kurį atsakymas bus pateiktas vėliau. Atsakymas suformuluotas dedukcijos metodu.
Išskaita yra samprotavimo procesas, kurio metu išvados daromos remiantis prielaidomis.
Pavyzdys. Iš prielaidų „visi žmonės yra mirtingi“ ir „Goliatas yra žmogus“ darytina išvada, kad „Goliatas yra mirtingas“. Tuomet galite apibendrinti visą dedukcinio samprotavimo procesą: „Goliatas yra žmogus, jis yra mirtingas“.
Norėdami gauti rekomendacijas, naudokite atvirkštinio išskaičiavimo tvarką.
Pavyzdys. „Turime samdyti kandidatą, kuris galėtų skaityti. Kandidatas A gali skaityti. Todėl turime samdyti kandidatą A. “ Taigi prielaida-prielaida-išvados tvarka slepia pagrindinę informaciją iki galo.Rekomendacijoms paprastai naudinga atvirkštinė tvarka: „Privalome pasamdyti kandidatą A, nes mums reikalingas kažkas, kuris gali skaityti, bet jis gali“.
Nepaisant to, kad dedukcinis samprotavimas yra paprastas ir natūralus procesas, jis neturėtų būti naudojamas sudėtingai argumentuojant, kai prielaidoms patvirtinti reikia kelių pagrindimo lygių.
Jei bandysite pagrįsti sudėtingo dokumento išvadą dedukcija, greičiausiai pirmoji prielaida turės kelis pagrindimo lygius, kuriuos skaitytojas turės „perprasti“, kad priartėtų prie antrosios prielaidos. Šios logikos labai sunku laikytis.
Pagrindimas: darykite įvadines išvadas iš panašių tezių grupės
Jei apibendrinimo piramidėje negalima patvirtinti dedukcija, naudokite kūrybingesnę samprotavimo formą - indukciją. Indukcija daro išvadą iš idėjų rinkinio, tam tikra prasme panašaus.
Pavyzdys. Išvadą „Einšteinas buvo genijus“ patvirtina tokie apibendrinimai kaip „tyrinėjau reliatyvumo teoriją“, „tyriau gravitaciją“ ir „tyriau kosmologinę konstantą“.
Indukcijoje loginė argumentų tvarka nėra tokia akivaizdi kaip dedukcija. Kad idėja skaitytojui būtų intuityvi, eiliškumas turėtų būti nustatomas pagal grupavimo pagrindą. Jei suskirstėte grupes į visas dalis, pavyzdžiui, įmonės padalinius, sudėkite jas pagal jų struktūrą, panašią į organizacijos struktūrą.
Naudokite MECE principą (vienas kitą paneigiančių ir kartu išsamių nuostatų principą). Tai yra, įmonės padaliniai nedubliuoja kelių padalinių funkcijų, tačiau tuo pat metu visos dalys kartu apibūdins organizaciją nieko neprarasdamos.
Jei grupavimą sudaro rekomendacijos, išdėstykite jas chronologine tvarka, pradedant nuo pirmosios.
Pavyzdys. Apibendrinant „Pasamdyti naują asistentą“, grupavimo tvarka: „Paskelbkite laisvą darbo vietą, pakvieskite kandidatus į pokalbį, priimkite sprendimą dėl įdarbinimo“.
Jei suklasifikavote elementus pagal tam tikras bendras charakteristikas, išdėstykite juos pagal kiekvieno elemento charakteristikų lygį.
Norėdami pateikti rekomendacijas, sistemiškai žiūrėkite į problemą ir vizualizuokite ją naudodami loginius medžius
Verslo dokumentuose dažnai pateikiamos rekomendacijos, kaip išspręsti problemą. Norėdami pateikti rekomendacijas, naudokite nesudėtingą problemų sprendimo procesą.
1. Aiškiai ir išmatuojamai apibrėžkite problemą.
Pavyzdys. „Gamykla kiekvieną dieną praranda tris valandas darbo laiko; kaip to galima išvengti? “
2. Išsiaiškinkite, kokia yra problema.
Pavyzdys. „Problema ne žmonėms ar žaliavoms, o įrangai: ji suyra kiekvieną dieną.“
3. Kaskite giliau - išsiaiškinkite, kodėl problema egzistuoja.
Pavyzdys. „Lydintieji nėra tinkamai parengti.“ Tai leidžia jums nustatyti veiksmus problemai išspręsti. Pvz., „Paskirkite atsakingus mokytojus arba kvieskite išorinius mokytojus“.
Norėdami išspręsti problemą, galite ją vizualizuoti naudodami loginį medį. Loginis medis yra supaprastinta jungčių, šakojančių iš kairės į dešinę, schema.
Pavyzdys. Pelno medis: žodis „pelnas“ sudaro medžio kamieną ir yra padalintas į dvi dalis: „Pardavimai“ ir „Išlaidos“. „Išlaidos“ išsišakoja į „Pastovų“ ir „Kintamuosius“
Galų gale medis bus toks detalus, kad paaiškės problemos ir jų šaltiniai. Šiame pavyzdyje galite suprasti, kad pelnas sumažėja dėl augančių tam tikrų medžiagų kainų.
Struktūros rekomendacijos, pagrįstos rezultatu, kurį galite pasiekti
Jūs radote skaitytojo problemos sprendimą. Dabar reikia įtikinti jį imtis veiksmų. Pateikite rekomendacijas kiek įmanoma įtikinamiau.
Pateikdami rekomendaciją, pateikiate pasiūlymą dėl veiksmų, kurių tikslas - pasiekti norimą rezultatą.Grupuokite veiksmus remdamiesi rezultatu, kurio siekiate, ir apibūdinkite jį, kad vėliau galėtumėte suprasti, ar jis buvo pasiektas.
Pavyzdys. Skaitytojas nori padidinti savo pelną.
Prastai struktūruotos rekomendacijos atrodo taip:
1. Tyrimo rodikliai:
- augalų produktyvumas;
- klientų pasitenkinimas.
2. Vykdykite mokymus dažniau:
- gamyklos darbuotojai;
- Pardavimų personalas.
Tokioje struktūroje yra dvi pagrindinės problemos: pirma, nors sugrupuoti veiksmai turi išorinį panašumą, jais siekiama skirtingų rezultatų; antra, reikia detalizuoti norimus rezultatus, kad vėliau būtų galima nuspręsti, ar jie buvo pasiekti.
Taigi ši struktūra yra aiškesnė ir įtikinamesnė:
1. 5% pardavimų augimas kitą ketvirtį:
- ištirti klientų pasitenkinimą;
- Dažniau mokykite savo pardavimo komandos.
2. Gamybos išlaidos sumažės 2% kitą ketvirtį:
- studijuoti augalų produktyvumą;
- Mokykite augalų darbuotojus dažniau.
Veiksmai dabar sugrupuoti pagal norimus rezultatus. Vėliau galima nesunkiai įvertinti, ar tikslai iš tikrųjų pasiekti.
Naudokite įvadą, kad skaitytojas papasakotų apie svarbiausius dokumento punktus per pirmąsias 30 skaitymo sekundžių.
Kiekvienas dokumentas turėtų būti pradėtas trumpu įvadas, siekiant paskatinti skaitytoją domėtis ir nustatyti problemos sprendimo etapą.
Lengviausias būdas sužadinti skaitytoją ir padėti sutelkti dėmesį į dokumentą - pristatyti įvadą pasakojimo forma. Pradėkite nuo situacijos aprašymo (dabartinė padėtis), nustatykite problemą ir galiausiai pasiūlykite sprendimą.
Pavyzdys. Padėtis - „ArgonEx svarsto galimybę investuoti į naujas kasyklas Austrijoje“. Problema: „ArgonEx sunku patekti į naują rinką“. Kad skaitytojas lengvai sutiktų su jūsų teiginiais, jam turėtų būti žinoma tiek situacija, tiek sudėtingumas.
Problema turėtų sukelti skaitytojui tokius klausimus, kaip „Ką reikia padaryti?“. Pagrindiniame dokumento tekste pateiktas išsamus atsakymas į šį klausimą, tačiau per pirmąsias 30 skaitymo sekundžių turėtų susidaryti bendra jūsų nuomonės idėja.
Įžangoje išsakysite pagrindinius dalykus ir svarbiausius argumentus:
Pavyzdys. „(Svarbiausi dalykai)„ ArgonEx “gali patekti į Austrijos rinką nusipirkę esamą rinkos dalyvį, nes (1) kasybos leidimai retai išduodami užsienio bendrovėms, (2) vietinės kasybos įmonės parduodamos pigiai, o (3) panašiose situacijose konkurentai patyrė didžiulius nuostolius. bando veikti savarankiškai “.
Norėdami parodyti piramidės struktūrą, naudokite antraštes ir formatavimą.
Norėdami paaiškinti skaitytojui piramidės struktūrą, pirmiausia parodykite ją. Populiariausias metodas yra antraštės, nurodančios lygius ir idėjų grupes. Naudokite įtraukas, norėdami pabrėžti piramidės lygius, dažnai pridedami dešimtainiai skaičiai (1, 1.1, 1.1.1). Pavyzdys:
Dokumento pavadinimas
Čia jie parašo įvadą ir nurodo pagrindinius argumentus bei pagrindines skyrių idėjas.
1. Pirmasis skyrius
Visada įsivaizduokite bet kurią antraščių grupę ir pagrindinius dalykus.
1.1. Pirmas poskirsnis
Šio poskyrio idėją palaiko šios sunumeruotos pastraipos.
1.1.1. Patvirtina pirmo poskyrio idėją
1.1.2. Patvirtina pirmo poskyrio idėją
1.2. Antras poskirsnis
2. Antrasis skyrius
2.1. Pirmas poskirsnis
2.2. Antras poskirsnis
Paprastai skaitytojai skaito antraštes laisvai, todėl neturėtumėte investuoti į jas pagrindinės idėjos. Laikykite juos trumpus, išreikšdami skyriaus esmę. Jei antraštės atrodo per daug formalios, pabandykite tekste išryškinti pagrindinius dalykus, argumentus ir pan.
Labai trumpose žinutėse įtrauka yra tinkamiausias būdas perteikti paprastą struktūrą. Pavyzdys:
Norėdami paskambinti pirmadienį, man reikia šių Japonijos duomenų:
- Pardavimų apimtis
- Išlaidos
- Rinkos tendencijos
Naudokite aiškius perėjimus tarp argumentų grupių, kad skaitytojas neprarastų gijos
Net logiškiausia piramidės struktūra yra nenaudinga, jei skaitytojas neatsilieka nuo jos. Judėdamas tarp skyrių ir poskyrių, skaitytojas turi žinoti, kada įvyksta perėjimas. Vienas iš būdų yra nurodyti pagrindines ankstesnės išvados naujo skyriaus pradžioje.
Pavyzdys. Jei paskutiniame skyriuje pateiktas apibendrinimas „ArgonEx turi per daug atsargų“, kitą skyrių apie logistiką galima pradėti taip: „Be per daug atsargų, ArgonEx logistikos procesai yra neveiksmingi“. Taigi skaitytojas supras, kad jūs perėjote į naują piramidės segmentą.
Jei skyrius yra ypač ilgas ir sudėtingas, prieš pradėdami pereikite jį į trumpą pagrindinių punktų santrauką.
Jei dokumentą sudaro rekomendacijos, galite sudaryti paprastą ir praktišką skyrių „Kiti veiksmai“.
Pats svarbiausias dalykas
Prieš pradėdami rašyti, kruopščiai struktūruokite savo mintis.
Kaip efektyviai struktūrizuoti idėjas
- Padėkite skaitytojui - kurkite mintis piramidės pavidalu;
- Sugrupuokite panašias idėjas ir išreikškite kiekvieną grupę vienu sakiniu;
- Pagrindimas: padaryti išvadas iš duomenų grandinės, naudojant dedukcijos metodą;
- Pagrindimas: darykite įvadines išvadas iš panašių punktų grupės.
Kaip pateikti naudingas rekomendacijas
- Pažvelkite į problemą sisteminiu požiūriu ir vizualizuokite ją naudodami loginius medžius;
- Struktūruokite savo rekomendacijas pagal rezultatą, kurį galite pasiekti naudodamiesi jais.
Kaip žodžiais išreikšti norimą struktūrą
- Naudokite įvadą, kad skaitytojui papasakotumėte svarbiausius dalykus per pirmąsias 30 skaitymo sekundžių;
- Naudokite antraštes ir formatavimą, norėdami parodyti piramidės struktūrą;
- Naudokite aiškius perėjimus tarp argumentų grupių, kad skaitytojas neprarastų gijos.