Poilsis: kaip netapti „varomu arkliu“

Nustatykite kompetentingą poilsį darbo dienos metu ir po darbo valandų. Pavyzdžiui, 5 minutes kas valandą.

Poilsio metu atitraukite save, kad geriau atkurtumėte jėgas. Užuot naršę internete, pasivaikščiokite ar atlikite keletą pratimų.

Paverskite tingumą kūrybingu. Tinginystės laikotarpiais įkelkite smegenis informacijos apie jums svarbią kūrybinę temą ir būkite 100% tingūs, nebandykite spręsti problemų ir nebūkite kankinami gailesčio.

Padidinkite miego efektyvumą užmigdami ir pabudę pagal režimą bei optimizuodami jo trukmę. Mūsų miegas susideda iš kelių ciklų, trunkančių 1–1,5 valandos. Kai miego trukmė yra daugybė ciklo ilgio, pabusti yra daug lengviau. Prieš eidami miegoti, vėdinkite kambarį, nesivaržykite ir neišmeskite smegenų nuo dienos rūpesčių - pasivaikščiokite ar perskaitykite meno knygą.

Darbo dienos metu naudokite „mikromiegą“. Žmogaus bioritmai turi du pakilimus ir nuosmukius dienos metu. Pirmasis nuosmukis įvyksta apie 13–15 val., Antrasis - vakare. Jei per pirmąjį nuosmukį ilsėsitės 10–15 minučių, darbas vyks daug efektyviau.

Motyvacija: kaip susitvarkyti su nemaloniomis užduotimis

Norėdami greitai atlikti sudėtingas ir nemalonias užduotis, išmokite jas sureguliuoti naudodamiesi „inkarais“, medžiaginiais įrišimais - muzika, spalvomis, ritualais. Nenaudokite „inkaro“, susijusio su darbu per atostogas.

Naudokite „Šveicarijos sūrio metodą“ - atlikite užduotį ne logine tvarka, o savavališkai. Po kurio laiko „sūryje“ susidaro tiek skylių, kad jį „suvalgyti“ bus labai lengva.

Padalinkite užduotį į keletą dalių ir padrąsinkite save atlikdami vieną dalį. Kasdien valgykite bent vieną „varlę“ - atlikite paprastą, bet nemalonią užduotį. Paprastai tokios užduotys kaupiasi ir tampa problema. Jei vieną iš jų nuspręsite kiekvieną rytą, tada jie greitai baigsis ir užtikrins gerą nuotaiką visai dienai.

Suskirstykite „dramblius“ (dideles užduotis) į „kepsnius“ (dalis). Jei užduotis didžiulė ir neįmanoma, padalykite ją į įmanomas dalis. Išmatuokite laiką, praleistą dramblio užduotims atlikti. Kiekybinio rodiklio fiksavimas verčia žmogų veikti.

„Dega laivai“ - sukurkite situaciją, kai neįmanoma atsisakyti jokios užduoties. Tokios situacijos leidžia kai kuriems žmonių tipams dirbti efektyviau.

Laikykite dienos reikalų lentelę ir užsirašykite atliktas užduotis. Per daug bet kurio daikto spragų duos jums aliarmą ir privers jus atlikti reikiamus veiksmus.

Sudaryk pinariko kalendorių. Viršutinėje eilutėje parašykite metus, kuriais gyvenote, apačioje - ateitį, o lentelės eilutėse - mėnesių dienas. Kiekvieną rytą, eidami į darbą, išbraukite pusę dienos. Vakare - antroji pusė. Tai padės pajusti praeinantį laiką.

Tikslai: kaip priartinti svajones prie realybės

Apibrėžkite misiją, išsakykite asmenines vertybes ir nustatykite ilgalaikius tikslus. Vietoj „reaktyvaus“ požiūrio - reakcijos į išorines aplinkybes, naudokite „aktyvų“ požiūrį - kurkite savo gyvenimą kaip norite, aktyviai darykite įtaką įvykiams.

Norėdami nustatyti savo tikslus, įsivaizduokite, kaip norite pamatyti savo dieną po kelerių metų. Pabandykite atsikratyti įvestų antspaudų - brangių automobilių, laikrodžių ir kitų atributų - jei jie nėra jums tikra vertė.

Apibrėžti vertybes padės „atsiminimai“. Parašykite jame pagrindinius gyvenimo įvykius. „Memoir“ leis jums sudaryti pagrindinių vertybių sąrašą ir paskatins kiekvieną dieną skirti keletą minučių pagrindiniam dalykui.

Suformuluokite asmeninę misiją epitafijos pavidalu. Kas pasikeis pasaulyje ir liks po tavęs, kai viskas pasibaigs?

Kreipkitės į savo kvietimą. Jei galime pakeisti misiją, vadinasi, kvietimas nėra. Pašaukimas yra tada, kai supranti, kad be tavęs niekas neišims šio krepšio. Tai gali būti ne tik revoliucinis atradimas, bet ir paprasta gyvenimo užduotis.

Nurodykite 5–7 pagrindines savo gyvenimo sritis, kad pamatytumėte bendrą struktūrą ir nustatytumėte įvairių veiklų harmoniją. Pagrindinių sričių žemėlapis atrodo kaip medis. Vietoj smulkių darbų chaoso yra aiškios šakos su lapų darbais.

Pažymėkite svarbiausių sričių ir ateinančių metų gyvenimo tikslus, kad galėtumėte sekti, kur ir kaip judate. Kartais sunku suprasti, ko norite, bet geriau padaryti mažą klaidą ir vėliau pakoreguoti planus, nei suprasti po metų, kai praėjo laikas ir nieko nebuvo pasiekta.

Padaryti artimiausius ir suprantamiausius tikslus išmatuojamus naudojant SMART metodą:

• Sturtingas - specifinis
• Mlengvai išmatuojamas
• Akeičiamas - pasiekiamas
• Realistinis - aktualus
• Tstebuklingas - ribotas laikas

Aiškiai apibrėžkite, ko norite ir kokiu laikotarpiu, tada išreikškite tai pinigine išraiška.

Darbo diena: kaip tai organizuoti sparčiai besivystančiame pasaulyje

Kontekstinis ir vidutinės trukmės planavimas pagal „Diena - savaitė“ metodą padės jums visada laikytis nustatytų terminų.

Užduotys, kurias sunku susieti su konkrečiu laiku, tinkamas kontekstinis požiūris. Kiekvienai tokiai užduočiai kompiuterinėje planavimo sistemoje sukurkite atskirą dienoraščio puslapį arba užduoties kategoriją.

Komandiniam darbui yra patogios kontekstinio planavimo lentos, kur projektai yra išvardijami eilutėmis, o komandos nariai - stulpeliuose. Jų sankryžoje išvardytos užduotys. Vadovas iškart pamatys užduotis, už kurias atsakingas pavaldinys, ir klausimus, kuriuos reikia aptarti.

Užduotys, kurių terminas yra trumpas, efektyviau planuojamos metams, savaitei ir dienai, laikantis užduočių perkėlimo tarp skyrių taisyklių. Vakare, planuojant kitą dieną, žiūrima skiltis „Savaitė“. Visos susijusios perkeliamos į skyrių „Diena“. Planuojant kitą savaitę, žiūrima „Metų“ skiltis.

Šis požiūris leidžia jums neįstumti savęs į griežtą sistemą ir užtikrina, kad norima užduotis įsimenama žiūrint skyrius „Metai“ ir „Savaitė“.

„Savaitės“ skyrių galima papildyti šiomis planavimo priemonėmis.

• Kitų savaičių užduočių sąrašas atskirame dienoraščio puslapyje.
• Užduočių sąrašas ant lipdukų specialiame dienoraščio skyriuje. Kasdien žiūrėdami į skyrių, perkelkite dienoraščio lipdukus su „subrendusiomis“ užduotimis artėjančią dieną.
• Įprastų užduočių apžvalgos grafikas.
• Planavimo lenta su užduotimis ateinančioms kelioms savaitėms.
• Planavimas su „lanksčių“ užduočių sąrašu savaitei šalia „griežto“ laiko lentelės arba skirtuko su „lanksčiomis“ užduotimis.

„Ilgalaikis“ skyrius yra „strateginis kartonas“, kuriame pateikiami svarbiausi tikslai ateinantiems šešiems mėnesiams ar metams. Jame gali būti:

• svarbiausias metų įvykių planas;
• pagrindinių projektų terminai;
• mažų užduočių su ilgu terminu, kurios nepateko į dienoraščio kontekstinį skyrių, sąrašas;
• gimtadienių tvarkaraštis, įsimintinos datos ir kt.

Panašiai kaip „Diena - savaitė“ principu, galite organizuoti darbuotojų darbą planavimo lentoje. Norėdami tai padaryti, įrašykite darbuotojus į stulpelius, planavimo horizontus eilutėse ir užduotis jų sankirtoje.

Kontroliuoti reikalų tvarkymo rutiną yra naudinga lentelė, kurios eilutėse išvardyti šie reikalai, o stulpeliuose - laikas, kurį jie turi būti baigti. Sankryžose pažymimi padaryti ir nepadaryti darbai. Tokios užduoties praleidimas neatlieka didelio vaidmens, tačiau daugybė praleidimų iškart tampa pastebimi.

Norėdami atlikti ilgalaikes užduotis, nustatykite, kiek laiko per dieną jiems skirsite, ir įrašykite juos į savaitės planą.Norėdami tai padaryti, paimkite bendrą darbo kiekį, darbo našumą ir apskaičiuokite, kiek laiko bus skirta užduotims atlikti. Tuomet padalinkite šį laiką į dalis ir įgyvendinkite pagal savaitės planą.

Planavimas: kaip laikytis terminų

Sukurkite asmeninę darbo dienos planavimo sistemą naudodami „sunkias“ ir „lanksčias“ užduotis. Suteikite 10 minučių, kad susidarytumėte visą dienos užduočių vaizdą. Dienos planą reikia surinkti vienoje vietoje ir sudaryti raštu. Pasirinkite formatą ir laikmeną pagal savo skonį. Svarbiausia, kad tu jam labai patinki ir norėtum prie jo sugrįžti.

Dienos metu atitinkamai pakoreguokite planą. Parengtas planas nėra dogma, jis reikalingas kintančioms situacijoms.

Gaukite „strateginę kortelę“ su svarbiausiais ilgalaikiais tikslais. Tame pačiame lape galite surašyti užduotis, kurios nėra susietos su konkrečia diena, kad jos visada būtų prieš jūsų akis; saugoti esamų kontaktų sąrašą; rašyti „apmąstymų temas“ ir kt.

Dienos atžvilgiu atskirkite „sunkias“, „lanksčias“ ir „biudžetines“ užduotis.

• „Kietas“ - susietas su konkrečiu momentu.
• „Lankstus“ - nepriskirtas tiksliam laikui.
• „Biudžete numatytos“ - didelės ir svarbios, daug laiko reikalaujančios užduotys, kurioms nėra nustatyti griežti terminai.

Pirmiausia planuokite sunkiai, tada sudarykite biudžetą, tada lanksčias užduotis.

Sąraše pažymėkite 2–3 prioritetines užduotis ir pradėkite su jomis dirbti. Prioritetiniai atvejai apima skubų ir pavaldinių darbo priežiūrą. Atlikdami užduotis tokia tvarka, galėsite atlikti svarbiausius veiksmus, net jei kai kurios mažiau prioritetinės užduotys lieka neįvykdytos.

Suplanuokite sunkius susitikimus su laiko rezervu. Derinkite su partneriais tikslumą, su kuriuo jums reikia atvykti į susitikimą.

Atsargiai turėkite perteklinės informacijos, jei viskas klostysis ne taip. Tai padės sutaupyti laiko, jei partneris su jumis nesusitiks, įrašytas mobilusis bus neprieinamas, o naktį oro uoste nebus taksi.

Prioritetai: kaip išnaikinti perteklių ir rasti laiko pagrindiniam

Išmokite filtruoti nereikalingus dalykus ir pabrėžti svarbiausias užduotis. Išplėskite „atsisakymo strategijų“ arsenalą, kad pašalintumėte nereikalingų dalykų gyvenimą. Pripraskite kitus prie tvirto „ne“ be paaiškinimo.

Panaudokite „sveikas nesąmones“ ir kuo ilgiau atidėkite nereikalingą verslą. Dažnai jų įgyvendinimas paprasčiausias.

Pirkite laiką samdydami specialistus. Tuo pačiu metu jūs negalite samdyti nuolatinių padėjėjų, o apsiribokite vienkartinėmis paslaugomis.

Skirdami užduotis pavaldiniams, nepripažinkite jiems pareigos jums apie tai priminti. Pati sukurkite užduočių apžvalgą ir stebėkite jų vykdymą.

Naudokite svertinius įverčius, kad nustatytumėte užduočių prioritetus. Apibrėžkite kiekvieno iš jų kriterijus ir reikšmingumą, kad iš viso jie duotų 100 proc. Tada įvertinkite užduotį pagal kiekvieną kriterijų, padauginkite įvertinimus pagal reikšmingumą, pridėkite ir gaukite galutinį pažymį. Tada surūšiuokite užduotis pagal šias sąmatas.

Informacija: kaip valdyti kūrybinį chaosą

Įveskite filtravimo, laikymo ir judėjimo internete metodus, kad galėtumėte valdyti savo informaciją.

Dažniau grįžkite į pagrindinę informaciją - užsirašykite puslapių numerius, mintis, darykite kopijas, pieškite schemas.

Įdėkite savo žinias į praktiką ir tik tada pradėkite skaityti kitą knygą.

Pirmenybę teikite skaitymo procesui - geriau atidžiai perskaityti keletą pagrindinių skyrių, nei praleisti visą knygą paviršutiniškai.

Filtruokite iš žiniasklaidos gautas informacijos šiukšles - stenkitės gauti tik jums reikalingą informaciją. Įrašykite programas ir žiūrėkite jas patogiu metu ir be reklamos, mažiau laiko praleiskite prie televizoriaus ar internete.

Naudokite el. Laišką, kuriam nereikia buvimo internete. Galite rašyti, o adresatas perskaito laišką patogiu metu.

Įvaldykite aklųjų dešimties pirštų atspaudų spausdinimo metodą - pradėsite rašyti greitai ir sutaupysite daug laiko.

Išjunkite pranešimus apie naują paštą, atitraukiantį nuo dabartinių reikalų. Patikrinkite paštą 3–4 kartus per dieną. Susitarkite su kolegomis dėl aiškaus patikrinimo laiko. Nustatykite automatinį el. Pašto rūšiavimą ir atkreipkite dėmesį į jį prioriteto tvarka.

Naudokite el. Pašto aplankus kaip dienos savaitės valdymo įrankį. Paskirstykite raides į teminius aplankus ir palikite „Gautuosiuose“ ne daugiau kaip 15–20 svarbiausių pranešimų.

„Išauginkite“ tvarką dokumentuose riboto chaoso metodu:

1. Sukurkite „chaoso vietą“ - įvesties diską, kuriame saugomi visi dokumentai.
2. Išvalykite „chaoso vietą“ pasirinkdami lengviausiai atpažįstamus dokumentų tipus, o „užsakymo vieta“ pradės formuotis šalia chaoso vietos.

Gaukite minčių failą. Sukauptos mintys gali sujungti viena su kita ir sukelti naujų. Kurdami bet kokias idėjas, pabrėžkite jas atskiromis kryptimis.

Informacinę erdvę sutvarkykite pagal žmogaus dėmesio struktūrą. Sąmonė gali veikti tik su vienu objektu, pasąmonė - su 5–9, pasąmonė - su begaliniu kiekiu. Jei ką nors priartinate prie savo dėmesio centro, būtinai nutolkite nuo jo. Tai optimaliai praleis jūsų dėmesį.

Darbastalyje pasirinkite zoną, skirtą 5–9 pagrindinėms dabartinėms užduotims, gaunamiems ir siunčiamiems diskams, kontekstiniams dėklams ir valdymo dėklams, naudojant „Diena - savaitė“ metodą. Darbo dienos pabaigoje sutvarkykite dokumentus iš išeinančio disko į teminius aplankus.

Absorbatoriai: kaip rasti laiko rezervus

Norėdami panaudoti laiko atsargas, naudokite absorberio aptikimo metodus. Sekite savo laiką 2–3 savaites, kad suprastumėte, kam tam skiriate laiką. Maždaug kartą per valandą visi atvejai registruojami 5–10 minučių tikslumu. Pažymėkite mažas pertraukėles varnelėmis paraštėse.

Suformuokite 2–3 kiekybinius efektyvumo rodiklius ir stebėkite juos dinamikoje. Kai tik vizualiai nustatysite kiekybinį rodiklį, jis pradės keistis į gerąją pusę.

Periodiškai kartokite laiką, kad išliktumėte geros būklės ir laiku pašalintumėte asmeninio laiko biudžeto iškraipymus.

Tipiškas rezervas yra kelionės laikas. Pripildykite transporto ir kelionės laiką naudinga veikla.

Turėkite techninės force majeure aplinkybių planą. Kompiuteris sugedo - darykite tai, kam neturėjote pakankamai laiko. Ir būtinai sukurkite svarbių duomenų atsargines kopijas.

Efektyviau rengkite susitikimus:

• Apibrėžkite susitikimo formatą ir nemaišykite skirtingų formatų viename susitikime.
• Apibrėžkite dalyvių ratą, diskusijai vadovaujantį vadovą ir sprendimų priėmėją bei sekretorių, kuris surašo protokolą.
• sudaryti diskusijai skirtų klausimų sąrašą;
• nustato posėdžio trukmę ir paskiria asmenį, atsakingą už laiką;
• organizuoti situaciją, įrangą ir informacinės medžiagos platinimą;
• visi posėdyje aptarti klausimai, pateikiami schemų pavidalu;
• įrašykite ir išsiųskite priimtus sprendimus, kad galėtumėte prie jų grįžti kitame posėdyje.

Atminkite, kad laiko valdymo sistemą reikia nuolat tobulinti.

„TM-Bacillus“: kaip perduoti TM idėją kitiems

Mes nepasieksime 100% efektyvumo, jei nekoordinuosime asmeninio laiko valdymo su aplinkiniais žmonėmis. Nešiokite „TM-Bacillus“ kitiems, kad jie protingai naudotų laiką. Apskaičiuokite savo laiko kainą ir kovok už ją ne mažiau griežtai nei už pinigus.

Siūlydami TM idėjas savo vadovui, parodykite jų naudingumą verslui, o ne paguodą. Pradėkite nuo šefui naudingų ir pigių įrankių. Įsivaizduokite juos „veikdami“, o ne teoriškai. Jūsų idėja turėtų ateiti pačiai į galvą - tai palengvins jos įgyvendinimą.

Įtikinkite pavaldinius laiko valdymo efektyvumu asmeniniu pavyzdžiu. Motyvuokite jo naudojimą - darbuotojai turi suprasti, kodėl reikia laiko ir gali būti valdomi. Reguliariai siūlykite naujos įrangos.

Pamažu įgyvendinkite TM technologiją, naudodamiesi kuo mažiau įrankių. Sugalvokite paprastų ir greitų morkų ir lazdelių. Išbandykite vieno darbuotojo ar padalinio metodus, kad visi matytų tikruosius privalumus ir trūkumus.

Norėdami įgyvendinti laiko valdymą asmeniniuose santykiuose, išmokite derėtis. Nemėginkite primesti savo partneriui savo norų, ieškokite kompromisų, leidžiančių atsižvelgti į abiejų pusių skonį.

Skirkite laiko savo energijai ir našumui atkurti. Tau akivaizdu, kad kitam asmeniui kartais taip nėra, todėl aiškiai paaiškink arba užrašyk santykių principus.

Pasiūlykite vaikams laiko valdymą žaidimo forma, ugdydami „aktyvų“ požiūrį į gyvenimą.

TM manifestas: nuo instrumento iki ideologijos

Laiko valdymo metodų taikymas nesuprantant ideologijos leis išnaudoti tik nedidelę jų galimybių dalį. Bet suprasdamas TM ideologiją, išmoksi valdyti asmeninį laiką ir pereiti į naują lygį.

Laiko valdymas yra daugiapakopė sistema, galinti pakeisti žmogaus vertybes. Nuo techninio laiko valdymo pereisite prie savo tikslų ir prioritetų mąstymo.

Laiko valdymo aksiomos:

• jūs visada turite pasirinkimo laisvę;
• tik jūs esate atsakingi už savo veiksmus ir pasirinkimus;
• be nuolatinio tobulėjimo tu esi tik ameba.

Net maži veiksmai keičia pasaulį į gerąją pusę. Vystykitės, judėkite, niekada nesustokite.